Affärsetikett – vilka regler bör jag följa vid fakturering?

av Etikettdoktorn den 16 januari, 2019

Fråga:
Jag har precis startat ett företag och funderar på om det finns några etikettregler kring vett och etikett vid fakturering?

Både när jag skickar och betalar en faktura.

Jag jobbar mot flera utländska kunder och undrar om reglerna skiljer sig åt mellan olika länder?

Eller finns det ett globalt accepterat sätt att fakturera på?

Ska jag även återkoppla när fakturan har betalats?  

Svar:
Vid fakturering måste en hel del regler följas för att fakturan ska vara giltig.

Både bokföringslagen och mervärdesskattelagen innehåller krav på fakturans innehåll.

När det kommer till etikett kring fakturering är det inte lika klara regler.

Som företagare är det viktigt att behålla goda relationer med samarbetspartners eller klienter och i detta spelar fakturering en stor roll.

Skapa regler för företagets fakturering och håll dig alltid till samma regler.

Om en faktura har betalningsvillkor på 30 dagar kan inte nästa faktura till samma kund ha betalningsvillkor på enbart 14 dagar.

Det kan leda till att kunden känner sig stressad och förvirrad, samtidigt som det kan uppfattas som att de inte betalade snabbt nog förra gången.

Att lägga till avgifter utan att informera kunden innan fakturan skickas är också fel.

Självklart kan ändringar behöva göras, men det är viktigt att informera om det i förväg.

Även om det är vanligt att ha betalningsvillkor på 30 dagar i Sverige finns det ingen lag som säger att det måste vara så.

Ett företag kan välja sina egna betalningsvillkor och i andra länder är det vanligt med kortare betalningsfrist.

Att sätta dina egna betalningsvillkor går därför bra – men det ska vara tydligt märkt på fakturan vad som gäller.

Att vara flexibel med fakturans förfallodatum och betalningssätt kan komma att bli nödvändigt.

Frågar kunden efter en längre betalningsfrist kan det vara en god idé att tillåta det.

Har inte kunden tillräckligt med pengar för att betala hela fakturan kan du exempelvis dela upp betalningen eller förlänga betalningsvillkoren.

Är det en återkommande kund som du fakturerar är det artigt att fråga hur deras normala betalningsflöde ser ut.

Föredrar de att betala fakturor vid månadsskiftet, efter 30 dagar eller direkt efter avslutat jobb bör du försöka följa samma mönster med dina fakturor.

Det kan underlätta för kunden och skapar goda relationer.

En sak som alltid ska finnas med på en faktura är dina kontaktdetaljer – namn, e-post, telefonnummer och adress. Det visar att kunden kan kontakta dig om det är något som är oklart.

Fakturering sker i alla olika typer av verksamheter och det kan finnas en branschstandard som du bör följa när du skapar din faktura.

Idag kan man till exempel köpa matvaror, betala dagisplatser eller spela casino mot faktura.

Det är en god idé att göra din faktura specifik för just din verksamhet.

Är du exempelvis en grafisk designer bör du lägga ner mer tid på att välja typsnitt och din grafiska profil för att ge ett proffsigt intryck.

En personligt utformad faktura föreslår inte bara att du tar din presentation på allvar, utan det gör även att du står ut från mängden.

Det tillhör god sed att bekräfta när en faktura har tagits emot och när den har betalats.

Att skicka ett enkelt tack efter att betalningen har genomförts visar att du värdesätter dina kunder.

Är kunden sen med betalningen bör du inte under några omständigheter vara otrevlig.

Även om du har en laglig rätt att lägga på omedelbara förseningsavgifter bör du inte göra det vid en första kontakt.

Utgå alltid ifrån att kunden har glömt bort betalningen och ge en klar, men trevlig påminnelse där du undrar ifall du kan hjälpa till på något sätt.

Etikettdoktorn Mats Danielsson

Lämna en kommentar