kontorslandskap

Fråga:
Vi ska införa kontorslandskap på vårt jobb och jag undrar om du vet något om hur man ska uppföra sig i ett sådant?

Svar:
Tips om du arbetar i kontorslandskap

  • Arbetsplatsen tar emot besökare, håll en god ordning på din plats.
  • Lämna ytterkläder i därför avsedda utrymmen.
  • Träningskläder förvarar du bäst i skåp utanför arbetsplatsens område.
  • Att visa hänsyn och hålla en normal samtalston är viktigt.
  • Telefoner är bra om de vibrerar, eller har en neutral signal.
  • Ta med mobilen, eller stäng av den när du lämnar din arbetsplats.
  • Använd hörlurar om du lyssnar på musik eller annat.
  • Det är alltid okey att säga till när någon stör dig.
  • Försök undvika starka dofter på kontoret, vi är olika känsliga.
  • Har ni mellanväggar som kan flyttas runt?
  • Undvik då att ”backa in” i denna vägg.
  • Det låter banalt, men man gör det ganska ofta och det stör.
  • Tänk på och respektera var och ens personliga utrymme.
  • Man behöver en ”egen vrå” som andra respekterar.
  • Knacka på väggen även när du kliver in i detta utrymme.
  • Ät din lunch i lunchrummet, fikar du på arbetsplatsen så visa hänsyn.
  • Sammanfattningsvis så handlar allt om sunt förnuft och att visa varandra hänsyn.
Kontorslandskapets problem

  • Studie visar ”kontorslandskap är inte anpassat till människor!”
  • Man studerade 40 personer och fann att atmosfären varierade stort.
  • Om bakgrundsljuden steg försämrades deras prestationer i problemlösningar med upp till 40%.
  • källa: En studie från Cornell University, 2001. Författaren är psykolog i arbetsmiljö.
  • Medarbetare upplever generellt mer stress och distraktion.
  • Nivåer på kognitiv stress och distraktion, ökar i relation till landskapets storlek.
  • Efter individuella kontor är flexkontor bättre och visar på mindre stress hos medarbetarna.
  • källa: Journal of environmental psychology, Concentration requirements modify the effects of office type on health and productivity
  • Medarbetarnas inställning till jobbet påverkades negativt i alla delar.
  • Tillfredsställelse med den fysiska miljön, prestationsförmåga, relationer till kollegor samt upplevelsen av stress.
  • Denna förändring visade även hålla i sig över tid.
  • källa: Theresa Kline, professor, University of Calgary
Om det inte funkar med ”grannen”

  • Hen kanske sitter och nynnar eller har annat ofog för sig.
  • Eller kanske hen vill berätta saker för dig i tid och otid.
  • Du har all rätt i världen att säga till om någon stör dig.
  • Klarar du inte av att lösa problemet på egen hand, får du ta frågan vidare.
  • Men börja med att inte bry dig om det blir för mycket ”prat”.
  • De flesta medarbetare slutar om du inte är intresserad.


Det finns många fördelar med kontorslandskap, men om man inte sätter upp tydliga regler kan det leda till konflikter och bekymmer.

Idén med kontorslandskap lanserades under 1960-talet och har blivit alltmer aktuella under 1990 och 2000-talet.

Senare, under 1970-talet ställdes hårdare krav på arbetsmiljön och efterfrågan på kontorslandskap minskade.

Nu är de på väg tillbaka. men allt man gör ser andra i ett kontorslandskap, kanske man ska hålla på företagets arbete och inte spela på mobilcasinon.

Låta det vänta till fritiden, då kan det vara mer kul.

Mitt tips är att läsa artikeln jag länkar till här.

Läs mer i min artikel om om kontorslandskap >>

Etikettdoktorn Mats Danielsson

{ 0 kommentarer }

Fråga:
Min kollega brukar ofta lämna sin telefon på skrivbordet i vårt kontorslandskap.

Där ligger den och ringer, utan vidarekoppling och stör oss andra.

Ska vi svara i den eller bara låta den störa?

Svar:
Det enklaste är att helt enkelt ta upp problemet med kollegan, förklara att telefonen stör.

Sannolikt vet kollegan inte om detta och visst kan man glömma en telefon.

Här verkar det vara återkommande och eftersom det gäller ett företag med kunder så kan man lyfta luren och höra om man kan hjälpa till.

Läs mer i min artikel om kontorslandskapets etikett >>

Mats Danielsson, Etikettdoktorn

{ 0 kommentarer }

Idén med kontorslandskap lanserades under 1960-talet. Senare, under 1970-talet ställdes hårdare krav på arbetsmiljön och efterfrågan på kontorslandskap minskade.

—————————————————————————————–

Välkommen till Etiquette Letter – din GPS för underbara dagar.

För dig som läst nyhetsbrevets första del i mail- klicka här så får du fortsättningen längre ner

Kontorsarbete och kontorslandskap
Många av oss har arbetat eller kommer att arbeta på kontor. Det är idag en av de mest förekommande arbetsplatserna, över hela världen.

Kontorslandskapet har tagit över istället för ett eget kontor med dörrar och fönster. På grund av detta uppstår det mer problematiska situationer än någonsin tidigare.

Vi kan känna oss kränkta, ifrågasatta, frustrerande och det är trångt överallt.

Vad studier visar
En studie från Cornell University, fastställer att vid en studie av 40 personer och fann man att atmosfären varierade stort.

Om bakgrundsljuden steg försämrades deras prestationer i problemlösningar med upp till 40%.  I bifogad länk längst ned finner du fler referensstudier.

Med dessa små tips kan du få en bättre arbetsdag

  1. Gå inte in någon annans kontorsutrymme om du inte är inbjuden. Det är samma som om du öppnat en stängd dörr och gått rakt in utan inbjudan.
  2. Avbryt inte någon som talar i telefon genom att använda teckenspråk eller något annat kommunikationsmedel. Vänta tills du hör att de har lagt på och sedan säger du: ”ursäkta mig”.
  3. Tänk efter innan du avbryter någon som verkar sitta i djupa tankar. Bara för att de inte pratar eller skriver eller läser betyder inte att de inte gör den viktigaste delen av sitt arbete – att tänka på vad som bör göras härnäst.
  4. Kom ihåg att högtalartelefon och kontorslandskap är en dålig mix. Alla vill inte höra din konversation och sanningsenligt, det vill de andra inte heller. Håll konversationen ensidig, plocka upp luren och låt oss andra gissa vad personen i andra änden säger.
  5. Undvik etablera ögonkontakt med någon när du föredrar att inte bli störd. Vårt kroppsspråk talar om andra mer än våra ord. Ögonkontakt är en omedelbar inbjudan att ”prata med mig, jag inser att ni är här.”
  6. Tänk på att din arbetsplats är en direkt avspegling av dig. Försök hålla det fint och välstädat.
  7. Förstå också att din professionalism kan ifrågasättas om du har roliga prylar och personliga saker, till och med viktiga papper om dina kunder, över hela ditt kontorsutrymme.
  8. Ställ dig upp och gå mot din arbetsplats när du vill att ett improviserat möte ska förkortas. Detta kroppsspråk som leder till någons ”dörr” kommer att meddela den andra personen att mötet är över.

Klicka här för att läsa om vett och etikett i kontorslandskap >>

Mats Danielsson, Etikettdoktorn

Källa för tipsen:  Cynthia Lett, USA

{ 0 kommentarer }

Fråga:
Vi arbetar i ett kontorslandskap och det har fungerat bra under flera år. En av mina kollegor har blivit mer och mer slarvig tycker jag. I början fungerade det klanderfritt, men nu börjar hans papper ligga i högar på skrivbordet, kaffekoppar står kvar och det är definitivt inte roligt när vi får besökare. Han är väldigt duktig i sitt jobb, det är nog därför de flesta har överseende med hans små ”brister”. Min fråga är hur jag ska ta upp detta med honom, ska jag sätta upp en lapp att alla ska städa efter sig? Vad tycker du?

Svar:
Det är alltid ett dilemma att ta upp negativa saker på arbetsplatsen. Mitt råd är att du helt enkelt, i enrum, frågar honom om han reflekterat över att hans arbetsplats är lite rörigare än andra skrivbord. Utgå ifrån dig själv och säg att du nämner detta som kollega och vän, inte för att bli oense. Säg att du inte vill att andra ska börja klaga bakom ryggen på honom, att han är duktig och det vore synd om detta med kaffekoppar och stökigt skrivbord skulle fördärva hans rykte. Är han klok och du gör det på ett vänligt sätt lyssnar han säkert. Att sätta upp en lapp har sällan effekt och det är dessutom ofta anonymt, vilket inte känns särskilt positivt.

Klicka här för att läsa min artikel om kontorslandskapets etikett >>

Mats Danielsson,  Etikettdoktorn

{ 0 kommentarer }

Fråga:
Jag arbetar på ett företag där vi har kontorslandskap, min kollega i båset intill mig är en väldig snäll person, men hon glömmer ständigt att vidarekoppla sin telefon, ta bort kaffekoppen och ibland hittar man fredagens illaluktande lunchpizza liggandes i hennes papperskorg. Vad ska jag göra, vill ju inte bli ovän med henne?

Svar:
Du ska, korrekt och vänligt, i ett enskilt samtal berätta för henne vad som påverkar hennes i övrigt goda intryck negativt. Fråga henne som vän och kollega hur hon tänker när hon lämnar telefonen. Det kan vara så att hon inte vet hur man vidarekopplar, det kan vara så att hon inte vet att papperskorgen inte töms förrän på måndagen. Sedan kan man givetvis fundera på om man överhuvudtaget ska äta sin lunch vid ett skrivbord i kontorslandskap. Men ta en sak i taget, försök få henne att förstå att bilden av henne blir bättre utan dessa irritationsmoment.

Därefter kan det vara bra om ni vid en arbetsplatsträff ber er chef hjälper er att sammanställa en ”komihåglista” för arbetet i landskapet.

Läs mer om kontorslandskapets etikett

Mats Danielsson, etikett- och bemötandeexpert
Etikettdoktorn

{ 0 kommentarer }