Vett och etikett vid telefonsamtal
Vett och etikett vid telefonsamtal. Det spelar ingen roll om du vill förmedla ett bättre intryck under en telefonintervju, eller om du försöker arbeta dig upp i en snabbt växande arbetsmarknad – det finns vissa saker att ha i åtanke när du tar ett telefonsamtal.
Tänk dig hur det ser ut för supporten hos sports betting sidor som Snabbare, under fotbolls VM eller andra stora sportevenemang. Det är mycket som sker men trots det behöver medarbetarna ändå hålla en professionell ton under samtalet. Det finns en anledning till varför telefonetikett är viktigt. Visst, det kanske känns enkelt att bara lyfta på en telefon och svara, men det är en helt annorlunda historia när du ska ta ett professionellt samtal.
Här kommer fem stycken grundläggande regler för telefonetikett, speciellt inom arbetet:
1. Börja direkt med att presentera dig själv vid telefonsamtalet
Precis när du påbörjar samtalet är det bäst att presentera dig med ditt namn och var du jobbar. Det är bästa vett och etikett vid telefonsamtal. Du kan börja öva med att svara i telefon med, “Hej, detta är [ditt namn] från [ditt företag]. Hur kan jag hjälpa dig?”. Då kommer din kund bli bemött med en positiv början av samtalet och de får samtidig all information som de behöver för att påbörja en konversation.
2. Prata klart och tydligt och med god vett och etikett
Den person som du pratar med i telefon kommer endast kunna bedöma dig baserat på din röst. Det finns dock en bra sägen – din kund känner av om du ler i andra änden eller inte. Det märks om du har god vett och etikett eller bra bemötande i telefonsamtalet. Det hörs helt enkelt på tonläget om man ler. Använd ett bra tonläge och se till så att du pratar högt, men inte så att du skriker.
Du vill att personen förstår dig och så att du slipper upprepa dig. Ännu bättre vett och etikett. En stark, självsäker röst får ofta kunder att lita mer på dig och din service. Skulle telefonsamtalet vara av dålig kvalité eller har ni inte varandra, be direkt om att lägga på och testa ring upp kunden igen.
3. Lyssna aktivt och skriv ner noteringar när du för ett samtal i telefon och med god vett och etikett
Att fokusera på vad som sker i samtalet är viktigt och det är grundläggande att du aktivt lyssnar på dem under konversationen. Aktivt lyssnande betyder att du hör exakt allt de har att säga och du baserar dina svar på deras kommentarer, istället för t.ex. ett manus. Detta visar din kund att du är närvarande i samtalet och bryr dig om deras funderingar eller problem.
Det kan också vara hjälpsamt att skriva ner noteringar under samtalet. Du kan också lyssna på en föreläsning om bemötande. Detta är speciellt bra om kunden återkommer i framtiden och du redan har nedskriven information om det tidigare samtalet. Då slipper dessutom kunden återupprepa sig, något som de flesta av oss uppskattar.
4. Fortsätt ha en trevlig ton, trots eventuell negativ respons
Man vet aldrig när en kund har en dålig dag och om någon är otrevlig mot dig, är förmodligen din första reaktion att säga ifrån. Detta är dock en kund som du pratar med, därför är det smart att ta ett steg tillbaka och försöka sätta sig i kundens skor istället. God vett och etikett är alltid bästa kundbemötandet.
Poängen är att alltid vara positiv och vänlig, speciellt när du möter negativitet. En optimistisk syn kan faktiskt räcka för att vända ett samtal till det bättre. Påminn dig själv om att kunden förmodligen inte ville spendera eftermiddagen i ett kundtjänstsamtal. Så, gör samtalet det bästa du kan och du kan samtidigt skapa en lojal relation med din kund.
5. Var ärlig i telefonsamtalet, även om du inte vet svaret
Ibland behöver du kanske låta kunden vänta eller skicka över kunden till en annan medarbetare – du vet själv inte lösningen. Du kanske redan testat allt du kan, eller så har du helt enkelt ingen aning om vad kunden pratar om. Få inte panik: kundtjänstmedarbetare är också människor och det är okej att inte alltid veta alla rätta svar. Att svara sanningsenligt är också god vett och etikett