Fråga:
Hur skriver man i styrelsemötesprotokoll (vi måste träffas på grund att vår ordförande dog efter hastig sjukdom) att hen är död?
Informerar man genom protokollet till våra medlemmar? Det finns en rubrik – närvarande , frånvarande – hur gör man?
Först tänkte jag skicka mejl, men det lät hemskt, sedan tänkte jag skriva och informera och stoppa i medlemmarnas brevlådor?
På grund att årsstämman närmar sig och det ska hållas måste vi på något sett ordna allt, men vad skriver vi i protokollet?
Vi är många gamla i vår samfällighetsförening och jag själv är från ett annat land och vet inte allt vet och etikett med praxis i Sverige.
Frågar man folk i vår område svaret är oftast vet ej!
Svar:
Jag föreslår att ni i samband med det extra styrelsemötet, inleder protokollet med ”Med anledning av vår högt uppskattade ordförande NN:s plötsliga bortgång höll ett extra styrelsemöte”
Första paragrafen, förutom formalia, skriver ni en egen paragraf med ”Mötet inleddes med en tyst minut för NN”.
Sedan fortsätter ni mötesprotokollet med de punkter som föranlett ert extra möte.
Jag föreslår att ni kontaktar er ordförandes partner innan utskick och får detta ”godkänt”. Givetvis krävs det inte, men det är en artig gest. Ni kan samtidigt, på föreningens vägnar kondolera den som blivit ensam.
Vid årsstämman inleder ni med att tända ett ljus och hålla en tyst minut för NN.
Klicka här för att läsa min artikel om kondoleanser >>
Etikettdoktorn Mats Danielsson