Vilket arbete ska vi utföra och vad ska nyttan vara när vi representerar vårt företag i olika sammanhang?

—————————————————————————————–

Välkommen till Etiquette Letter – din GPS för underbara dagar.

För dig som läst nyhetsbrevets första del i mail- klicka här så får du fortsättningen längre ner

Det är en del av arbetet
När vi planerar en företagsrepresentation, ett kundevent, en utställning eller ett besök på en mässa gäller det att inse att vi ska utföra ett jobb. Det gäller både när du är gäst hos någon eller du är värd och folk kommer till ditt företag.V

Välj de som gör mest nytta
Det är ofta lätt att tänka VD, marknadschef eller annan position som värd, eller som  ”styrman”. Utse istället de som är viktiga att ta med i planering och utförande. Det avgörs i sin tur utifrån vad de arbetar med och utifrån denna fördelning delas rollerna ut som värd eller andra uppgifter.

Det kanske är en säljare som har ett distrikt med många kunder i närheten. Det kanske är bättre att han eller hon svarar för värdskapet och med stöd av dennes chef för att ta hand om övriga kunder. Sedan kan man som backup ta med Sverigechefen för att täcka upp alla eventualiteter med kunder som kommer.

Värdskapet
Det är viktigt att du som värd leder eventet och att detta blir uppenbart för gästerna. Uppgiften är att initiera det som ska ske, besluta om det ska vara formellt eller informellt. Ni måste planera hur många som ska bjudas in, ska det vara mat, vad ska programmet innehålla,

Middagen
Det kanske känns överdrivet med bordsplacering, men förringa inte värdet av den kontaktskapande effekten. Som värd ska du se till att ni får ut mesta möjliga genom att sitta med rätt kunder. I samband med evenemanget ska du som värd också se till att presentera övriga medarbetare i värdskapet, kanske förbereda ett tal till middagen. Du ska försöka gå runt ibland gästerna, involvera dem och engagera både medarbetare och gäster.

Genomgång
Men vad ska övriga på värdsidan göra? Det gäller att dela ut uppgifter, allt från att planera åtgång av mat, kolla lokaler, visa gästerna tillrätta och prata med dem. När ni går till bords ska de visa gästerna var de sitter och andra praktiska ting. Risken blir att saknas uppgifter står de i ett hörn och väntar på att allt ska bli fixat., de pratar om interna saker, drar interna skämt och gästerna kommer uppleva att gänget i hörnet står och skrattar utan gästernas delaktighet. Det går inte an.

Håll ett förberedande möte med representanterna från värdsidan, samla dem i god tid, kanske en vecka i förväg. Gå igenom syfte, mål och hur ni ska nå dit. Därefter delas arbetsuppgifterna ut.

Tänk på att:
Det är väl värt att satsa några extra timmar på ett proffsigt arrangemang eller deltagande.
1. Se till att samtliga från värdsidan vet sina uppgifter.

2. Samtliga gäster ska ses och uppmärksammas.

3. Medarbetarna från värdsidan måste veta syfte och mål som ska nås.

4. Prata inte enbart om arbete, välj andra ämnen.

5. Var engagerande, presentera gäster för varandra och involvera dem.

6. Glöm inte din uppgift, du ska inte uppträda som gäst i ditt eget hus..

Klicka här för att läsa om värdskap i affärer >>

Mats Danielsson, Etikettdoktorn